Come eseguire un rapido controllo in background di un potenziale dipendente

Stai assumendo dipendenti? Se SÌ, ecco una guida dettagliata su come eseguire un controllo dei precedenti rapido ma accurato su un potenziale dipendente.

Prima che un candidato venga impiegato in un'organizzazione, è importante che venga condotto un controllo approfondito sul soggetto. I controlli in background vengono generalmente eseguiti nella fase finale del processo di assunzione come controllo legale nel passato di un candidato per scoprire se veramente sono quelli che dicono di essere.

Perché spendere risorse per eseguire un controllo in background su un potenziale dipendente?

I controlli in background sono richiesti dal fatto che senza di essa il risultato potrebbe essere l'assunzione di un individuo problematico o di un soggetto incline al crimine. Un controllo di fondo farà molto per fornire al datore di lavoro la certezza che il candidato non è solo qualificato per la carica, ma non costituisce anche una minaccia legale per lo stabilimento.

È anche importante per ogni piccolo imprenditore valutare il livello di rischio che assume se non esegue controlli approfonditi sul background o se svolge la maggior parte del lavoro investigativo da solo. Le imprese che coinvolgono il lavoro con bambini, anziani o che hanno accesso a ingenti somme di denaro su base regolare dovrebbero essere disposte a sostenere i costi aggiuntivi derivanti dall'esecuzione di controlli di base.

Tuttavia, va notato che eseguire controlli in background non è privo di difficoltà, specialmente per una piccola impresa. Esiste un ampio e complicato gruppo di controlli di base che un datore di lavoro deve considerare e il costo di ciascuno di questi controlli si somma rapidamente, moltiplicato per il numero di potenziali candidati che il datore di lavoro sta prendendo in considerazione.

Quanto costa eseguire un controllo rapido dello sfondo?

L'importo totale speso per il controllo preliminare di ciascun potenziale candidato varia in base al tipo di controllo e a una serie di altri fattori, incluso lo stato in cui vengono eseguiti i controlli.

Di solito, un controllo di base di base costerà a un dipendente un minimo di $ 15 e può anche costare più di $ 100 per potenziale dipendente. Se i controlli sono estremamente approfonditi e comportano la raccolta di informazioni da più di uno stato o paese, il costo potrebbe persino essere superiore a $ 100.

Tuttavia, anche con la componente di costo fornita con i controlli in background, sono ancora una parte molto importante del processo di assunzione. Se vuoi che la tua attività abbia successo, non puoi permetterti di prendere una decisione di assunzione scadente. È un dato di fatto, per molte piccole imprese, un cattivo noleggio può fare la differenza tra successo e fallimento.

Secondo la Camera di commercio degli Stati Uniti, il 30% dei fallimenti delle piccole imprese è causato dal furto dei dipendenti. Controlli di fondo efficaci aiuteranno a ridurre il rischio di assumere dipendenti discutibili o addirittura pericolosi.

In questi giorni, ogni azienda vuole ridurre i costi con ogni mezzo possibile. La sopravvivenza della maggior parte delle aziende dipende dalla scoperta di modi che possono utilizzare per risparmiare denaro. Una delle maggiori spese per le aziende è individuare, intervistare e formare nuovi talenti. Pertanto, una decisione di assunzione dovrebbe essere presa con attento pensiero e considerazione.

Un modo molto buono e relativamente economico per assicurarsi di prendere una buona decisione di assunzione è quello di sottoporre a screening i candidati attraverso controlli di base. Non solo i controlli in background riducono le decisioni in merito alle assunzioni, ma anche i controlli in background proteggono in modo proattivo la tua azienda.

Le piccole imprese spesso rinunciano ai controlli sui precedenti perché hanno un falso senso di sicurezza e la fiducia che i proprietari delle piccole imprese sviluppano lavorando a stretto contatto con i loro dipendenti o perché non comprendono solo le responsabilità legali associate allo screening dei candidati e ai controlli sui precedenti.

Ad esempio, se la tua attività prevede che i tuoi dipendenti interagiscano o forniscano un servizio diretto ai clienti, come asili nido o appaltatori, sarai responsabile se un dipendente fa del male a un cliente, specialmente se si scopre che il dipendente aveva un precedente storia di illeciti.

Una piccola o media impresa non può mai riprendersi da una tale causa. È inoltre possibile che il proprio fornitore di assicurazioni aziendali offra uno sconto sulla copertura se si effettuano controlli preliminari per lo screening preliminare durante l'assunzione dei dipendenti.

Avete bisogno dell'autorizzazione di un dipendente per fare un controllo dei precedenti?

Se si desidera eseguire una delle seguenti operazioni, è necessario il permesso del potenziale dipendente (per iscritto);

  • Se vuoi assumere una società esterna per indagare
  • Se si desidera accedere alle trascrizioni della scuola o si desidera accedere a documenti militari dettagliati.
  • Se vuoi fare un rapporto di credito

Tuttavia, se hai fatto una richiesta a un potenziale dipendente per fare un controllo dei precedenti al fine di scoprire i parametri sopra indicati e il dipendente si rifiuta, allora sei legalmente autorizzato a rimuovere il dipendente per considerazione per la posizione.

Come eseguire un rapido controllo in background di un potenziale dipendente

Un controllo dei precedenti dei dipendenti cerca di scoprire alcuni parametri come i precedenti penali dei candidati, le credenziali e la qualifica, i documenti di guida e se si trovano in una lista di controllo del terrore o nel registro degli autori di reati sessuali. A volte, può anche includere un controllo dei precedenti del credito.

Se si crea uno scarso processo di verifica dei precedenti, ciò contribuirà notevolmente ad aggiungere costi e complessità al processo del colloquio e potrebbe persino metterti nei guai se causasse l'esclusione dei candidati per motivi ai quali non è consentito discriminare.

1. Avere una politica coerente riguardo al modo in cui vengono eseguiti i controlli di base: questo dovrebbe essere idealmente documentato in un diagramma di flusso che consentirà a tutti di sapere esattamente quale passo completare in un dato momento. Un controllo dei precedenti disorganizzato può prevenire problemi legali, specialmente se si stanno applicando solo alcuni passaggi ad alcuni candidati, ad esempio effettuando solo controlli di credito su candidati con background specifici.

2. Chiedi una consulenza legale su come le leggi locali regolano il tuo uso dei controlli in background: sono noti controlli in background per scoprire determinate informazioni che possono essere considerate sensibili e in alcuni stati degli Stati Uniti d'America, non ti è consentito raccogliere determinate informazioni come parte di un controllo dei precedenti. Parla con il tuo avvocato per assicurarti che il controllo dei precedenti non provochi problemi legali per la tua azienda.

3. Offrire ai candidati la possibilità di chiarire errori o incomprensioni con controlli in background: non è inaudito che le informazioni raccolte attraverso i controlli in background siano leggermente errate o giustamente errate. Come tale, è consigliabile dare ai candidati la possibilità di spiegare le informazioni che hai raccolto in modo da dare ai candidati che sarebbero stati esclusi erroneamente una possibilità.

4. Utilizzare i servizi di controllo dei precedenti che sono conformi alla FCRA: il Fair Credit Reporting Act (FCRA) fornisce una descrizione di ciò che può e non può essere fatto come parte di un controllo dei precedenti relativamente alle informazioni sul credito. Questo documento fornisce un bel riassunto di come le informazioni dovrebbero essere trattate dal punto di vista dei candidati.

Quasi tutti i controlli in background sono regolati dalla Fair Credit Reporting Act (FCRA), ma dovresti sapere che esistono una serie di altre leggi che li riguardano, a seconda dello stato e della regione. Ad esempio, in alcuni stati, è bene utilizzare controlli di credito e precedenti penali per qualsiasi dipendente, in altri è possibile eseguire questi controlli solo per tipi specifici di dipendenti.

5. Conoscere la differenza tra controlli di riferimento e rapporti sui consumatori investigativi: un rapporto sui consumatori investigativi si verifica quando si contatta una persona come un ex datore di lavoro al fine di verificare determinate informazioni come la data di assunzione, la posizione ricoperta e altri. I controlli di riferimento invece sono in genere facili e diretti.

Se il motivo per cui hai rifiutato un potenziale dipendente era a causa delle informazioni raccolte attraverso un rapporto del consumatore investigativo, allora sei obbligato a consegnare al potenziale dipendente una copia del rapporto, mentre se hai ottenuto le informazioni attraverso un controllo di riferimento, allora lo fai non è necessario divulgare questo al candidato.

6. Utilizzare controlli di background coerentemente non su base candidato per candidato: è necessario applicare lo stesso processo di controllo di background a tutti i candidati intervistati per il ruolo. Applicarlo in modo selettivo solo ai candidati con un background o un livello di esperienza specifici può causare conseguenze legali non intenzionali se si dimostra che è una procura per discriminazione illegale.

Al di fuori di questo, facendo cenno ad alcuni candidati di basarsi sull'intestino si sente come "sembrano una brava persona" che sconfigge lo scopo di fare un controllo dei precedenti per proteggere la tua azienda.

7. Non dare per scontato alcuna parte del processo di controllo in background: rimarrai sorpreso dal fatto che spesso verranno visualizzate informazioni importanti nelle fasi più ordinarie del processo di controllo in background. Assicurarsi che i responsabili delle assunzioni prendano sul serio il processo e prestino attenzione alle informazioni ottenute.

8. Non chiedere informazioni sul carattere durante la verifica dei precedenti fatti lavorativi: non appena inizi a cercare opinioni sul carattere, l'atteggiamento, ecc. Dei candidati, stai facendo un rapporto investigativo sui consumatori. Ciò rientra nella legge federale e, come tale, sei incaricato dalla legge di informare il potenziale dipendente, dare loro un'opzione per chiedere dettagli e soddisfare le loro richieste. Se hai bisogno di questo tipo di informazioni, è meglio prima consultare un legale.

Un potenziale dipendente deve fornire alcune informazioni per un controllo dei precedenti

Per eseguire un controllo in background è necessario ottenere il nome completo, il numero di previdenza sociale e la data di nascita del dipendente. Avrai anche bisogno dell'autorizzazione del dipendente per rapporti di credito, trascrizioni scolastiche e documenti militari.

Un rapporto di credito dovrebbe includere quanto segue:

  • Controllo dei precedenti penali : questo intende scoprire la storia criminale per il richiedente. Questo è molto importante per le posizioni che richiedono fiducia o sono legate alla sicurezza. Dovrebbe includere documenti nazionali e regionali.
  • Convalida della sicurezza sociale: questo intende verificare che il numero di sicurezza sociale fornito da un candidato sia corretto e legittimo e cerca di trovare tutti i nomi, inclusi alias e variazioni, date di nascita e cronologia degli indirizzi associati al numero di sicurezza sociale. Ciò contribuirà a mostrare al potenziale datore di lavoro se il candidato ha vissuto in luoghi non divulgati o sotto altri pseudonimi, il che potrebbe rivelare precedenti penali che altrimenti non sarebbero stati trovati.
  • Controllo della cronologia degli indirizzi: scopre le posizioni precedenti in cui il potenziale candidato ha vissuto. Tracciare un indirizzo precedente per i candidati renderà molto più facile verificare altre ricerche e potrebbe rivelare giurisdizioni in cui dovrebbero essere effettuati controlli sui precedenti penali.
  • Controllo dell'elenco di controllo del terrore degli Stati Uniti : questo è molto importante per i lavori che riguardano la sicurezza. Cerca di scoprire se il candidato ha un record nella lista di controllo del terrore degli Stati Uniti d'America.
  • Controllo del registro degli autori di reati sessuali: questo è molto importante per le posizioni di fiducia, questo controllo è incluso nella maggior parte dei controlli in background.

Altre opzioni per un controllo in background da considerare r

Se si desidera un controllo dei precedenti ancora più approfondito di un potenziale dipendente, ecco alcuni altri tipi di controlli da eseguire, a seconda del tipo di posizione che si sta assumendo.

  • Riferimenti ai personaggi: cerca di scoprire com'è lavorare con una persona giorno per giorno. L'impiegato è pigro, facilmente irritato, problematico, ben educato? Tuttavia, è necessario tenere presente che questa particolare forma di controllo dei precedenti rientra nelle regole FCRA, quindi è meglio consultare prima un legale.
  • Record di guida : se la posizione per cui intendi assumere un dipendente riguarda la guida, dovresti scegliere uno di questi.
  • Trascrizioni degli studenti: se è necessario confermare il rendimento scolastico di uno studente, è necessario eseguire questa forma di controllo dei precedenti. Tuttavia, è necessario prima il permesso dei candidati.
  • Rapporto sul credito: questo ti rivelerà la storia dei potenziali dipendenti nell'adempiere agli obblighi finanziari, nonché le informazioni sull'indirizzo precedente. Se un candidato gestirà denaro, i datori di lavoro vogliono assicurarsi che possano essere attendibili. Consegnare quella posizione a qualcuno che è in bancarotta, ha una storia di frode o appropriazione indebita o si trova in una situazione finanziaria terribile potrebbe non essere l'ideale. Mentre alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di giustificare le ragioni per condurre un controllo del credito, altri no.
  • Registri del servizio militare: se il servizio militare di un potenziale dipendente svolge un ruolo importante nella decisione di assumerli, è necessario eseguire tale forma di controllo dei precedenti. Anche per questo è richiesta l'autorizzazione dei candidati.
  • Registri delle licenze statali: controllo incrociato per assicurarsi che i candidati dispongano delle licenze statali di cui hanno bisogno.
  • Record di licenza professionale : questo cerca di verificare che un candidato abbia la licenza professionale richiesta per la posizione applicata o di scoprire se la licenza che dichiarano di avere è valida.
  • Retribuzione dei lavoratori: i datori di lavoro potrebbero voler controllare le richieste di risarcimento dei lavoratori passati di un candidato. Ciò può essere soggetto a restrizioni legali. Richiedere prima assistenza legale.

Dovresti fare un controllo in background o assumere i servizi dei fornitori di controlli in background?

Se le informazioni che stai cercando di scoprire su un potenziale dipendente sono molto basilari o se il controllo dei precedenti non influisce molto sulla decisione di assunzione, puoi eseguirlo tu stesso. Se hai una rapida occhiata alle informazioni sui social media e la ricerca di Google è buona, forse questa è la scelta migliore.

Tuttavia, con questo metodo, non puoi davvero essere sicuro dell'accuratezza delle informazioni che hai raccolto né puoi nemmeno essere sicuro di avere la persona giusta. È anche possibile vedere informazioni che non dovresti legalmente utilizzare nella tua considerazione per un noleggio.

Questo è il motivo per cui, in genere, è preferibile ricorrere a una società di ricerca.

Sì, ti costerà di più, ma almeno i risultati che ti forniranno saranno molto più affidabili, dettagliati e ti terranno lontano dal vedere informazioni che non dovresti vedere. Inoltre, i controlli in background possono richiedere molto tempo, soprattutto se il numero di potenziali dipendenti è molto elevato. Se decidi di fare tu stesso il controllo, potresti perdere tempo che sarebbe stato meglio assegnato alle imprese.

Quanto tempo richiede un controllo del background occupazionale?

Non esiste una sequenza temporale unica per quanto tempo richiede un controllo del background lavorativo, mentre un datore di lavoro ha un arco temporale ideale, non c'è garanzia che tutto finisca così rapidamente.

Secondo il sondaggio condotto da CareerBuilder, il completamento dei controlli di base richiede in genere 24 - 72 ore lavorative. Questo lasso di tempo è piuttosto idealistico, un controllo preliminare pre-assunzione potrebbe richiedere molto più tempo. In effetti, di solito puoi contare sul fatto che siano finiti in meno di cinque giorni lavorativi.

Dovresti tenere presente che più tempo richiede un controllo dei precedenti, maggiori sono le possibilità che i candidati ricevano un'altra offerta da un datore di lavoro diverso. Sfortunatamente per datori di lavoro e dipendenti, ci sono tonnellate di fattori che impediscono un controllo tempestivo dei precedenti. Ecco alcuni fattori che possono ritardare un controllo in background.

io. Traccia della previdenza sociale: questa è la prima di quasi tutti i controlli sul personale professionale. Le informazioni a cui è allegato un numero di previdenza sociale sono davvero preziose nel senso che possono rivelare il tipo di informazioni che un datore di lavoro o un fornitore di controlli in background sta prendendo di mira.

Con te previdenza sociale, è facile rintracciare dove hai vissuto, lavorato, precedenti penali, identità multiple e altri. Poiché questo rapporto è così comune, i datori di lavoro possono accedervi immediatamente. Tuttavia, se il candidato ha problemi con il proprio numero di previdenza sociale, come se fosse stato rubato o associato a pratiche non salutari, ciò potrebbe richiedere del tempo per la verifica.

ii. Database criminali - locali, nazionali e internazionali: questa è una ricerca molto comune da intraprendere e come tale, di solito non è associata a ritardi. A volte il ritardo può derivare da quando il datore di lavoro inizia a cercare la tua storia tramite il tuo numero di previdenza sociale, loro (o la terza parte che assumono) inizieranno a scorrere attraverso varie banche dati criminali.

Purtroppo questi database non sono sempre precisi e nessuno è completo. Pertanto, un datore di lavoro cercherà informazioni sul potenziale dipendente sia a livello locale che nazionale utilizzando questi repository online.

Ciò contribuirà notevolmente ad aumentare la durata del controllo dei precedenti poiché eventuali discrepanze rilevate dovranno essere esaminate ulteriormente. Devi anche considerare che la maggior parte dei database sono incompleti e / o imprecisi, molti non sono automatizzati. Ciò significa che un datore di lavoro potrebbe dover presentare richieste di recupero a un impiegato umano. In effetti, circa il 30% dei tribunali statunitensi impone l'accesso diretto di persona.

In questi casi, il tempo di consegna probabilmente si interromperà perché non c'è modo di prevedere il carico di quel singolo impiegato. Inoltre, la maggior parte dei datori di lavoro prenderà in considerazione la possibilità di presentare liste di controllo globali. Questo tipo di database include persone che sono state etichettate come potenziali terroristi, noti professionisti della frode e altri soggetti a sanzioni regolamentari.

Oltre a ricercare i documenti legali allegati al tuo numero di previdenza sociale e cercare contatti su di te in banche dati criminali, il tuo potenziale datore di lavoro cercherà anche documenti dal DMV. All'inizio questo può sembrare sciocco, ma ci sono due ragioni principali per cui i datori di lavoro lo fanno. Lo scopo qui è in genere quello di trovare più prove che tu sia quello che dici di essere, e scoprire se hai un record di guida pericoloso.

Anche se un biglietto per eccesso di velocità di quattro anni fa può essere irrilevante, una multa eccezionale per la guida multipla sotto influenza (DUI) e il pericolo spericolato è motivo di preoccupazione se il candidato fa domanda per guidare uno scuolabus. Ricorda, in genere questi record hanno un tempo di consegna di 3 giorni lavorativi, ma se ci sono informazioni mancanti o discutibili, potrebbe richiedere più tempo.

iii. Occupazione, licenze e storie accademiche: anche se può sembrare una sorpresa per alcuni candidati che i datori di lavoro effettuino controlli per verificare la storia accademica e occupazionale, ma la verità è che alcuni datori di lavoro lo fanno. Di solito, non aumenterà drasticamente la durata dello sfondo, ma nei seguenti casi potrebbe.

  • Se l'ex datore di lavoro impiega molto tempo, prima che vengano divulgate le informazioni necessarie.
  • Se il datore di lavoro rileva delle discrepanze tra le informazioni fornite dal candidato e dall'ex datore di lavoro (o istituto accademico), ci vorrà del tempo aggiuntivo per risolvere.

iv. Risultati della ricerca e controlli sui social media: il controllo delle impronte digitali dei candidati sta rapidamente diventando una tendenza comune. Ciò significa che i datori di lavoro stanno cercando di scoprire se ci sono bandiere rosse sul candidato dalle informazioni raccolte dai risultati dei motori di ricerca o dai social media.

Anche se a volte questo è visto come un aspetto informale o non ufficiale dei controlli sui precedenti dei dipendenti, non dovrebbe essere preso alla leggera. Questa parte del controllo in background ha il potenziale per far deragliare la sequenza temporale di inversione di tendenza.

v. Candidati che lavorano al di fuori degli Stati Uniti: se i potenziali candidati in questione che vengono controllati non hanno sede negli Stati Uniti, possono imporre tempi di aggiunta all'intero processo. Questo perché il datore di lavoro deve raccogliere e confermare tutte le pubblicazioni e la documentazione pertinenti al fine di ottenere tali informazioni di base.

Inoltre, trattare con enti governativi stranieri richiede in genere un protocollo diverso da quello trovato negli Stati Uniti. Ciò significa automaticamente tempo di elaborazione aggiuntivo su entrambe le estremità. Se il candidato è fuori dagli Stati Uniti, è molto difficile dire esattamente quanto tempo ci vorrà per raccogliere le informazioni necessarie.

Altri suggerimenti per il controllo dello sfondo

1.Assicurati di avere una buona conoscenza del Fair Credit Reporting Act prima dei Controlli in background : il Fair Credit Reporting Act (FCRA) è stato istituito al fine di proteggere i diritti alla privacy delle persone in cerca di lavoro e di far loro ricorso se un datore di lavoro prende una decisione di assunzione sulla base di dati errati trovati durante i controlli in background.

Un datore di lavoro dovrebbe avere il consenso di un potenziale dipendente per iscritto prima di poter eseguire determinati controlli di base. Inoltre, se un datore di lavoro prende una decisione di assunzione sulla base delle informazioni trovate dai controlli in background, deve informare il cercatore di lavoro della fonte utilizzata per i controlli in background.

Come datore di lavoro, dovrai conformarti alla FCRA. Adempiere a questo atto è facile fintanto che sai cosa fare da usare per la società di verifica dei precedenti.

2. Pagare solo per i controlli di background necessari : molti abiti di controllo di background hanno l'abitudine di incoraggiare i datori di lavoro ad acquistare tutte le informazioni che possono trovare su un potenziale dipendente, che avranno un prezzo più elevato.

Tuttavia, non è sempre necessario un controllo approfondito dei precedenti. Ad esempio, se stai assumendo un potenziale dipendente di telelavoro per programmare il tuo sito Web, un controllo di riferimento, un controllo dei precedenti penali e un controllo dei precedenti della certificazione tecnica dovrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno.

In conclusione, il costo che comporta l'assunzione di un nuovo dipendente è enorme in questi giorni. Anche per le piccole imprese, il costo può incorrere in decine di migliaia di dollari quando si tiene conto del denaro speso per l'assunzione, delle relazioni danneggiate con i clienti, della tensione sulla cultura del lavoro che danneggia la produttività, del lavoro che deve essere rifatto, ecc.

Se i dipendenti assunti si rivelano negativi, vi è anche un costo finanziario e legale aggiuntivo per la tua attività che, se non si presta attenzione, potrebbe finire per rovinarlo.

Non fare affidamento solo su ciò che dice un potenziale dipendente nel suo curriculum e intervista. Combatti i brutti assunti con un accurato controllo dei precedenti. La maggior parte dei controlli in background richiede meno di una settimana e costa meno di $ 80, quindi vale la pena il tuo tempo e denaro per fare questo passo in più.