Come prevenire i lavoratori fantasma nella tua società di costruzioni

Gestisci una società di costruzioni e vuoi tenere lontani i fantasmi dal tuo libro paga? Se SÌ, ecco 20 consigli sicuri su come prevenire i lavoratori dei fantasmi edili.

Che cos'è un Ghost Worker?

I lavoratori fantasma semplicemente sono impiegati che ricevono regolarmente i loro stipendi da un'azienda, ma che non lavorano per detta società.

I regimi dei dipendenti Ghost sono perpetrati da dipendenti delle buste paga che creano identità false complete di SSN, indirizzo, numero di telefono ecc. Falsi o che continuano a emettere pagamenti ai dipendenti che hanno lasciato l'azienda e trasferiscono la retribuzione a se stessi. Qualunque sia la forma di un impiegato fantasma, è solo un grande piano per rubare soldi da un'azienda.

Un dipendente fantasma può anche essere una persona reale, come un familiare, che non lavora nell'azienda ma che riscuote la retribuzione e la condivide con il truffatore o mantiene l'intero pagamento a se stesso.

Il fenomeno dei fantasmi è reale nel settore delle costruzioni, dove in genere ci sono sempre molte persone sul libro paga. A causa dei numerosi appaltatori, del personale a tempo pieno e ad hoc che paga in ogni momento nel settore delle costruzioni, in genere è difficile tenere traccia dei pagamenti. È stato osservato che i lavoratori fantasma sono più diffusi nelle grandi organizzazioni rispetto a quelle più piccole dove possono essere facilmente individuati.

Il fenomeno dei fantasmi è una delle frodi sui salari più comuni che si possano trovare nel settore delle costruzioni. Questo metodo di frode può manifestarsi in molti modi che possono includere;

  • Responsabile delle retribuzioni scontento - Se un'impresa edile ha un responsabile delle retribuzioni che è infelice e pensa che meriti un compenso aggiuntivo, sarebbe abbastanza facile per loro modificare i registri delle retribuzioni per creare un nuovo dipendente fittizio e raccogliere l'assegno di quel dipendente per loro. Ciò è particolarmente vero se il gestore del personale ha un accesso illimitato e non monitorato al sistema del personale.
  • Frode multi-dipendente - Questo è un altro modo in cui le frodi dei lavoratori fantasma possono manifestarsi in un'impresa edile. Con un processo di gestione stipendi più complesso o se il dipendente non ha accesso diretto al sistema di gestione stipendi, più dipendenti potrebbero cospirare per frodare il sistema, quindi dividere il denaro che sottraggono. In genere, un dipendente avrà una sorta di ruolo nella verifica e nell'autorizzazione del libro paga in modo da poter firmare su fogli presenze falsificati.
  • Compensi familiari / amici - Un dipendente potrebbe creare un record nel sistema di gestione stipendi per un familiare o un amico in modo da ricevere uno stipendio dalla società. In questo caso, il dipendente effettivo può o meno ricevere una quota di tale busta paga.

Gli schemi dei dipendenti fantasma possono variare dalla semplice immissione di dati (specialmente se al dipendente falso viene assegnato uno stipendio), alla complessa manipolazione di fogli presenze falsi e al reindirizzamento dei pagamenti. Se non tieni d'occhio il libro paga nel tuo settore edile, questo tipo di frode può spesso passare inosservato per un bel po 'di tempo ed è sufficiente a sanguinare una società di milioni di dollari.

Bandiere rosse che possono suggerire i lavoratori fantasma nella tua impresa edile

un. Anomalie delle informazioni sui dipendenti. Ci sono un paio di anomalie che puoi notare nella tua impresa edile e ti diranno che hai un problema con un fantasma. Se il numero di previdenza sociale (SSN) di un dipendente non è elencato, o più dipendenti hanno lo stesso SSN, allora indica una cosa, e questa è una frode. Ancora una volta, se ci sono più cambi di indirizzo entro un anno, allora dovresti essere sospettoso.

b. Anomalie del registro salari per depositi diretti. Ciò accade quando lo stesso numero di conto bancario viene utilizzato per più dipendenti, indicando potenzialmente che la busta paga di un dipendente fantasma viene depositata nello stesso conto utilizzato da un altro dipendente. Questa è un'altra bandiera rossa da notare. Più conti bancari per la busta paga di un dipendente potrebbero potenzialmente indicare che la busta paga di un dipendente fantasma viene suddivisa tra cospiratori.

c. Anomalie del controllo del personale. Se durante il pagamento nel tuo settore edile e più assegni vengono emessi a un dipendente entro un periodo di pagamento, o un'immagine del controllo del libro paga mostra che è stato approvato da qualcuno con un nome diverso da quello del beneficiario, allora potresti avere un problema nelle tue mani .

d. Anomalie bonus o di aumento di stipendio. Se noti in qualsiasi momento che un dipendente riceve un bonus diverso dalla distribuzione di bonus tipica dell'azienda o che un dipendente riceve più aumenti salariali entro un anno, è una causa da indagare.

e. Tendenze di time-off dei dipendenti. Un dipendente non si è preso un periodo di ferie retribuite o un congedo per malattia per un anno intero, o la persona che elabora i salari non prende mai le vacanze. Le vacanze forzate o la rotazione delle funzioni sono un controllo efficace, ha detto Wilder.

20 Consigli sicuri su come prevenire i lavoratori fantasma nella tua impresa edile

A causa del gran numero di variabili che influenzano il modo in cui viene commessa la frode dei dipendenti fantasma, non ci sono modi infallibili per prevenirla o catturare i dipendenti nell'atto. Tuttavia, ci sono passaggi che puoi adottare per ridurre il rischio:

  1. Effettuare audit dei dipendenti Ghost

Nella maggior parte dei casi, i dipendenti fantasma vengono scoperti attraverso audit approfonditi dei registri delle buste paga. Dovresti avere qualcuno nella tua impresa di costruzioni che confronterà regolarmente i registri delle buste paga con i rapporti delle carte temporali e i file del personale dei dipendenti per cercare discrepanze come impiegati falsi, numeri duplicati di previdenza sociale, indirizzi duplicati o conti bancari duplicati.

  1. Doveri sui salari separati

Un'altra cosa che devi fare nel tuo settore edile per prevenire l'incidenza dei lavoratori fantasma è garantire che diverse parti del tuo processo di gestione stipendi siano gestite da persone diverse. Se qualcuno è responsabile dell'autorizzazione degli assegni, assicurarsi che qualcun altro sia responsabile della distribuzione di tali assegni. Se qualcuno ha il potere di creare / eliminare dipendenti nel sistema di gestione stipendi, assicurarsi che qualcun altro verifichi le modifiche.

  1. Valuta le politiche delle risorse umane

Assicurati che il personale delle risorse umane e delle retribuzioni sia completamente aggiornato sulle politiche delle risorse umane, in particolare quando si tratta di aggiungere e rimuovere dipendenti dal proprio elenco personale. Ciò contribuirà a impedire che le informazioni degli ex dipendenti vengano utilizzate per frodi di dipendenti fantasma.

  1. Rendi il tuo libro paga più difficile da falsificare

Se si dispone di dipendenti retribuiti in base al loro tempo, assicurarsi di disporre di processi atti a rendere difficile la falsificazione delle registrazioni temporali. Idealmente, utilizzare il monitoraggio automatico del tempo quando i dipendenti effettuano il clock in e out. Per una maggiore protezione, utilizzare un sistema di tracciamento temporale con una forma di verifica ID integrata.

  1. Revisionare periodicamente i report sui salari

La revisione periodica delle relazioni sui salari è un passo importante nella mitigazione e nell'individuazione delle frodi, e non è qualcosa che dovrebbe essere fatto solo una volta all'anno dal revisore. Avere in mente un numero di controllo del numero totale di dipendenti nella tua impresa edile consente un buon punto di partenza per questa recensione.

Da lì, può essere semplice come scansionare i nomi. Si noti che, per una corretta segregazione, questa revisione dovrebbe essere eseguita da qualcuno diverso da quelli che possono aggiungere nuovi dipendenti o terminare quelli vecchi.

Se il tuo libro paga non cambia frequentemente, come nei casi in cui il numero di dipendenti cambia su base normale, ogni volta che esegui il libro paga, controlla che sia in linea con le tue aspettative. Dai un'occhiata da vicino a eventuali risultati anomali e scopri cosa aspettarti durante l'esecuzione dei rapporti.

  1. Utilizza regole di spostamento predefinite

Le regole di turno predefinite limitano il periodo di tempo durante il quale i lavoratori possono entrare e uscire dal lavoro. Se tentano di farlo al di fuori dell'intervallo di tempo predefinito, il sistema non lo consente. È possibile impostare regole per singoli, reparti o l'intera azienda.

  1. Utilizzare l'autenticazione utente

L'autenticazione utente elimina il punch buddy richiedendo ai lavoratori di produrre un identificatore univoco quando effettuano il clock in e out dei turni. A seconda della raffinatezza del sistema e se è in grado di integrarsi con qualsiasi hardware, come uno scanner, questo identificatore potrebbe essere un badge identificativo, un'impronta digitale o persino una foto del volto del lavoratore.

Per quanto riguarda lo stesso sistema di gestione stipendi, chiedi al tuo fornitore se ha delle funzionalità che possono contrassegnare automaticamente le voci che potrebbero avere problemi con loro. Queste funzionalità sono abbastanza comuni.

Dovresti anche associare il tuo software a solide politiche di partecipazione. Ad esempio, una best practice richiede che i lavoratori che non rispettano la finestra approvata per il clock in o out richiedano l'inserimento manuale dal proprio manager. Il manager può riesaminare le circostanze relative al motivo per cui quel dipendente era in anticipo o in ritardo e determinare se l'ingresso doveva essere autorizzato o meno.

  1. Cerca nelle autorizzazioni utente del tuo sistema

Dovresti essere in grado di limitare l'accesso di ogni utente in base esclusivamente alle sue esigenze, in modo che i lavoratori in classifica non possano modificare le loro tariffe di pagamento. Potresti anche essere in grado di limitare quando i tassi di pagamento possono essere modificati, ad esempio dopo le revisioni delle prestazioni.

  1. Sbarazzarsi di assegni cartacei

Le buste paga fisiche sono molto più facili da forgiare e rubare rispetto alle loro controparti digitali, quindi considera di andare sulla via del deposito diretto o della carta di pagamento se non l'hai già fatto. Il software dovrebbe consentire di modificare facilmente i metodi di pagamento.

  1. Crea rapporti sulle eccezioni

Il sistema di contabilità dovrebbe essere progettato con controlli che mettono bandiere rosse sui risultati che sono al di fuori dei parametri normali. Questi potrebbero includere:

  • Aggiunte o eliminazioni ai libri paga dovrebbero generare un rapporto automatico al supervisore competente.
  • Il pagamento di straordinari o incentivi superiori ai parametri stabiliti dovrebbe generare un rapporto di eccezione.
  1. Cerca dipendenti senza detrazioni

Un buon modo per rilevare dipendenti fantasma nella tua impresa edile è cercare chiunque abbia poche o nessuna detrazione dalla sua retribuzione. Un perpetratore raramente si prende la briga di creare un set completo di iscrizioni alle indennità, soprattutto perché così facendo ridurrà la quantità di denaro che può rubare al datore di lavoro.

  1. Distribuzione manuale degli stipendi

Di tanto in tanto, è opportuno distribuire manualmente gli assegni salariali nella propria società di costruzioni. Facendo in modo di distribuire manualmente i controlli, la tua organizzazione ha una migliore opportunità di rilevare dipendenti fantasma.

  1. Analizza indirizzi o conti di deposito diretto

Un'altra cosa che puoi fare nella tua impresa edile per prevenire l'incidenza dei lavoratori fantasma è analizzare gli indirizzi o i conti di deposito diretto. Nel processo di revisione di account e indirizzi, l'organizzazione può identificare numeri di account, indirizzi o numeri di previdenza sociale duplicati per più dipendenti.

  1. Analisi delle detrazioni dai controlli sui salari

Se sul tuo libro paga ci sono impiegati che non sono ritenuti alla fonte o altre detrazioni, potrebbero essere impiegati fantasma. Analizzando i depositi diretti, è possibile ridurre la stallo dei salari eliminando gli stipendi cartacei e la possibilità di alterazioni, falsificazioni e la maggior parte dei furti, anche se non impedisce l'errata deviazione dei depositi in conti non autorizzati.

  1. Esaminare i controlli sui salari che hanno doppie avalli

Sebbene la maggior parte di essi sia legittima, due firme potrebbero segnalare la falsificazione dell'approvazione di un dipendente defunto, che il ladro sostiene e deposita anche sul proprio conto.

  1. Diffidare delle variazioni di budget nelle spese per il personale

Costi di manodopera superiori al budget possono indicare dipendenti fantasma, in quanto tali, è necessario diffidare di eventuali variazioni non pianificate del budget.

  1. Usa la segregazione delle funzioni

Nella tua società di costruzioni, dovresti assicurarti che molte funzioni del libro paga non siano assegnate a una persona. Garantire che le funzioni di preparazione, erogazione e distribuzione delle buste paga siano separate. Dovrebbe essere applicato nei seguenti modi;

  • Nessuna persona dovrebbe essere in grado di aggiungere un nuovo dipendente al libro paga, impostare i salari, inserire il tempo e pagare la persona.
  • Dovrebbe esserci una riconciliazione mensile tra il libro paga degli stipendi e l'elenco dei dipendenti delle risorse umane eseguito da qualcuno al di fuori del reparto stipendi.
  • La persona che autorizza un controllo non deve essere autorizzata a recuperare i controlli stampati.
  • La funzione di contabilità dei salari dovrebbe essere indipendente dalla funzione di contabilità generale.
  • L'IT non dovrebbe avere accesso ai programmi di applicazione delle risorse umane o dei salari.

18. Gestisci periodicamente le SSN di tutti i dipendenti attraverso il sito Web dell'Amministrazione della previdenza sociale, in particolare di coloro che lavorano in posizioni sensibili, e prosegui con un controllo dei precedenti. Altri siti Web per il controllo dell'identificazione dei dipendenti includono E-confirm o il sito Web IRS. Questo ti aiuterebbe a sapere chi è chi.

19. Utilizzare un sistema di pagamento che richiede ai dipendenti di identificarsi

Se ciò implica l'uso di un sistema di scorrimento elettronico, verificare se le stesse due persone scorrano costantemente le loro carte contemporaneamente. Ciò potrebbe indicare che qualcuno sta trascinando il badge di una seconda persona senza che la seconda persona si riferisca al lavoro.

  1. Controlla quanto sono coerenti le ore dei dipendenti

Se le ore non cambiano mai, potrebbe essere una bandiera rossa che segnala un impiegato fantasma perché il truffatore vuole assicurarsi che nessuno guardi questa persona o imponga ciò che sta succedendo.

Conclusione

Mentre il flagello dei lavoratori fantasma potrebbe non scomparire presto, ma l'applicazione di alcune delle misure sopra menzionate ti garantirebbe di liberare la tua impresa di costruzioni dalla minaccia dei lavoratori fantasma.