Creazione di un manuale per i dipendenti per un'azienda di pulizie

CAPITOLO 12 -: Questo è il dodicesimo capitolo di "La guida completa all'avvio di un'impresa di pulizie". Una volta che avrai tutti i documenti legali pronti, i tuoi piani aziendali messi in pietra e il miglior personale e le attrezzature per la pulizia a tua disposizione, potresti essere tentato di pensare che il tuo lavoro di avviare un'attività di servizi di pulizia da zero sia completo.

La buona notizia per te è che è quasi il 90% completo, ma la cattiva notizia è che il 10% che è ancora da fare è così importante che può creare o distruggere la tua azienda. Il 10% finale dell'attività che verrà spiegata e discussa qui potrebbe non essere di grande preoccupazione per altri imprenditori, in particolare quelli che non sono coinvolti nel settore dei servizi. Tuttavia, in quanto proprietario di un'impresa di servizi di pulizia, questo 10% che si occupa della creazione di un manuale per i dipendenti sarà di enorme importanza per te. Prima che tu possa persino iniziare a concepire l'idea di creare un manuale per i dipendenti, devi prima essere consapevole di ciò che questo manuale è realmente e che tipo di impatto ha sulla tua attività.

Che cos'è un manuale per i dipendenti?

Un manuale per i dipendenti in termini molto semplici non è altro che le tue aspettative da parte dei lavoratori come datore di lavoro. Una caratteristica chiave di qualsiasi imprenditore di successo è essere proattivi. I migliori proprietari sono quelli che sono sempre alle calcagna e hanno un occhio attento a tutto ciò che accade nella loro attività. Se vuoi essere il tipo di imprenditore che ottiene il massimo dai suoi dipendenti, allora nulla di ciò che fai dai tuoi dipendenti potrà mai sfuggire alla tua attenzione. Inoltre, è necessario continuare a ricordare ai propri dipendenti gli standard richiesti e previsti in ogni momento.

Detto questo, sarebbe un tributo troppo grande per la nostra mente e il nostro corpo mantenere costantemente le istruzioni per abbaiare ai vostri dipendenti e informarli di ogni singola regola che avete stabilito nella vostra azienda. Pertanto, diventa necessario che tu stabilisca ufficialmente tutte le regole della tua attività in un manuale per i dipendenti, che servirà da guida manuale per tutte le persone sotto il tuo libro paga.

Perché la tua impresa di pulizie ha bisogno di un manuale per i dipendenti

Gli imprenditori inesperti spesso non sentono il bisogno di prendersi un po 'di tempo libero dal loro fitto programma per informare ampiamente i dipendenti e creare un manuale a cui possono fare riferimento ogni volta che si crea confusione. Questa negligenza verso la definizione della legge e la creazione di un manuale deriva da due ipotesi errate.

Il primo errore è che gli imprenditori ritengono che non siano necessarie norme e regolamenti rigorosi per aumentare la produttività del business e l'efficienza dei lavoratori. Nella loro prospettiva, i lavoratori si esibiranno al massimo delle loro potenzialità ed eviteranno contrattempi e cattive condotte purché vengano rimborsati bene. Il motivo per cui questo è un errore è perché il denaro non risolve sempre i problemi all'interno di un'azienda. L'immagine che hai davanti ai tuoi dipendenti non può essere quella di un Babbo Natale che distribuisce prontamente denaro per premiare il duro lavoro.

Come datore di lavoro, è necessario stabilire un senso di autoritarismo. Essere una figura autorevole per i tuoi dipendenti li costringerà a risponderti con obbedienza e rispetto. Li terrà concentrati sul lavoro e li spingerà a gestire ogni singola sfida lanciata sulla loro strada con la massima professionalità. Inutile dire che se sei in grado di infondere un senso di conformità nelle menti dei tuoi dipendenti, allora non avranno pensieri persistenti sull'impegnarsi in una cattiva condotta.

La seconda ipotesi errata fatta da imprenditori inesperti in merito alla mancata creazione di un manuale è che non vi è alcuna necessità urgente di elaborare norme e regolamenti per i dipendenti. Molti imprenditori ritengono che stabilire regole non sia una priorità per l'azienda, specialmente durante i primi 6 mesi di attività. Maggiore importanza viene riservata ad aree quali marketing, reclutamento e acquisto di inventario. Un tale approccio può mettere il business in tonnellate di difficoltà. Norme e regolamenti per i dipendenti devono essere stabiliti fin dall'inizio. Gli imprenditori non riescono a comprendere l'enorme differenza tra la formulazione delle regole e la loro attuazione. L'attuazione delle regole dei dipendenti richiede un considerevole lasso di tempo, forse anche anni.

Questo è il motivo per cui le regole devono essere stabilite fin dall'inizio delle operazioni aziendali. Aiuta a inculcare una cultura di conformità e conformità tra i dipendenti. Se i tuoi lavoratori esperti hanno abbracciato le regole, sarà molto più facile per loro trasmettere questa cultura di conformità ai nuovi arrivati. Se ritardi l'implementazione delle regole, non troverai mai abbastanza tempo per concentrarti sul funzionamento del manuale del dipendente. La tua azienda sarà invasa da incarichi e contratti da ogni direzione e gli stessi dipendenti troveranno difficile e in un certo senso fastidioso adattarsi a nuove regole e regolamenti che sono apparsi all'improvviso.

Pertanto, prima di poter aprire le porte alla tua attività e iniziare il tuo programma di assunzione, devi sederti con i tuoi partner commerciali di fiducia o forse i dipendenti principali e creare una politica dei dipendenti completa ed estesa che coprirà vari aspetti della loro carriera professionale in la tua società di servizi di pulizia. Come accennato in precedenza, queste regole e regolamenti rispecchieranno le tue esigenze e aspettative, ma ciò non cambia il fatto che è sempre preferibile consultare i manuali dei dipendenti di altre aziende più affermate per avere un'idea di come procedere questo affare di stabilire la legge. Dovresti anche stare attento a stabilire regole solo per il gusto di farlo, o semplicemente perché è la norma sociale a farlo. Ogni singola lettera delle tue leggi deve avere uno scopo definitivo. Le leggi dovrebbero essere adattate per stabilire un ambiente di lavoro sano, produttivo ed esemplare di cui tu e i tuoi dipendenti potete essere orgogliosi.

Creazione di un manuale per i dipendenti per un'azienda di pulizie

Quando si crea il manuale per i dipendenti, ci sono aree specifiche che è necessario affrontare in dettaglio. Detto questo, dovresti cercare di non complicare eccessivamente le regole e i regolamenti. Ricorda, le regole sono in atto per garantire che i tuoi lavoratori non siano colpevoli di cattiva condotta e prestazioni inferiori alla pari. Pertanto, quando si selezionano le parole con cui scrivere le regole, sii molto schietto e puntuale. Cerca di non allungare le regole più del necessario. Inoltre, si consiglia di non battere il cespuglio. Quando i tuoi dipendenti leggono il manuale, dovrebbero acquisire un'idea chiara di ciò che è richiesto e previsto da loro.

Per quanto riguarda la clemenza, dovrebbe esserci un elemento di rigore con le regole che sono state imposte. Detto questo, sei fortemente incoraggiato a prendere in considerazione le pratiche, i bisogni e le abitudini delle persone che generalmente lavorano nelle società di servizi di pulizia. Assicurati che le regole non siano troppo prepotenti per loro. Cerca di mantenere un equilibrio tra le due e trova le regole che i tuoi lavoratori apprezzeranno e saranno disposti a seguire senza ulteriori asserzioni di autorità.

  • Etica di condotta e di lavoro

La prima cosa che devi menzionare nel manuale dei dipendenti è il comportamento ideale che ti aspetti dai tuoi dipendenti. Questa parte del manuale dovrebbe spiegare il tipo di condotta che i tuoi lavoratori devono mantenere per mantenere il loro posto di lavoro nella tua impresa di servizi di pulizia. Sii molto specifico in termini di cosa ti aspetti da loro sia nei locali del tuo posto di lavoro che nei luoghi di lavoro designati dai tuoi clienti. Istruiscili su come comportarsi di fronte ai tuoi stimati clienti e sul tipo di comportamento che dovrebbero assumere quando interagiscono con i clienti. Dovresti anche spiegare loro con parole chiare e assertive come comportarsi con i colleghi e l'atteggiamento che dovrebbero adottare quando lavorano in coppia, in gruppo o in gruppo. L'obiettivo principale dietro la definizione di queste regole relative alla condotta dovrebbe essere quello di modellare i tuoi dipendenti in lavoratori modello con cui è facile andare d'accordo e che hanno un atteggiamento simpatico e apprezzabile.

  • Sicurezza sul lavoro

Il secondo argomento che il manuale del dipendente dovrebbe affrontare è quello che ruota attorno alle politiche di sicurezza generali. Il settore dei servizi di pulizia non è spesso visto come il tipo di lavoro in cui i dipendenti sono vulnerabili alle lesioni. Tuttavia, qualsiasi settore professionale in cui sono coinvolti oggetti infiammabili, apparecchi elettronici e trasporto veicolare, la formulazione di una politica di sicurezza concreta diventa una necessità. I dipendenti devono essere ben consapevoli delle procedure di sicurezza che devono essere intraprese per evitare incidenti evitabili, catastrofi e conseguenti lesioni. Poiché l'attività di pulizia si basa sul servizio, la salute del personale dovrebbe essere la massima priorità. Al fine di dare priorità a questa salute, è necessario insegnare ai dipendenti come garantire la sicurezza e mantenersi in buone condizioni in ogni momento durante il lavoro. Se manchi di esperienza e conoscenza in questa materia, puoi ricorrere all'assistenza di un esperto di sicurezza nel tuo settore quando fornisci le linee guida di sicurezza nel tuo manuale per i dipendenti.

  • Sostanze vietate

Alcuni degli imprenditori più inesperti spesso si sentono a disagio nell'affrontare il problema dell'uso di droghe e alcol (o abuso) da parte dei dipendenti. Lo screening iniziale del programma di assunzione dovrebbe filtrare quei dipendenti che hanno una storia di abuso di droghe e alcol. Con tutto il rispetto per le persone che soffrono di tali complicazioni, non puoi permetterti di assumere lavoratori che hanno sviluppato una certa forma di dipendenza. La tossicodipendenza e l'alcolismo possono rappresentare un ostacolo alla produttività di una persona al lavoro. L'ultima cosa di cui hai bisogno è avere dipendenti assenti nei giorni cruciali del mese semplicemente perché si stanno riprendendo da una sbronza dopo una lunga notte di bevande e droghe.

Che tu lo noti o meno, tali azioni indecenti e irresponsabili da parte dei tuoi dipendenti costeranno caro alla tua attività. Inoltre, i dipendenti che portano droghe e alcol al lavoro possono essere un'influenza orribile per alcuni dei tuoi altri lavoratori, in particolare quelli più giovani che sono ancora al college. Inoltre, bere alcolici o drogarsi durante un incarico importante da parte di un cliente prezioso può far perdere la concentrazione ai dipendenti e finire con un lavoro di pulizia mediocre o mal eseguito. Pertanto è indispensabile che tu abbia specificamente imposto restrizioni sull'uso di alcol e droghe sia durante l'orario di lavoro che dopo l'orario di lavoro. Per quanto riguarda l'alcol, potresti voler essere un po 'indulgente con le regole in quanto bere è considerato una pratica comune in molte società.

Un regolamento ragionevole sarebbe quello di consentire ai tuoi dipendenti di bere alcolici solo quando non sono assegnati a lavorare in un cantiere entro le successive 24 ore dal momento in cui la bevanda viene consumata. In questo modo puoi assicurarti che ogni membro del personale addetto alle pulizie si presenti al lavoro in buona forma e pieno di esuberanza.

Potresti anche rendere obbligatorio per i tuoi dipendenti la sospensione a tempo indeterminato o l'esonero dai loro obblighi se presi in possesso di droghe illegali. Se uno dei tuoi dipendenti si trova nei guai con le forze dell'ordine per quanto riguarda l'abuso o il possesso di droghe, la reputazione della tua impresa di pulizie subirà un duro colpo. Accuse penali come queste possono danneggiare gravemente la tua attività e persino costringere le persone a cambiare idea sulla firma di un contratto con la tua azienda.

  • Codice di abbigliamento sul lavoro

Il manuale dei dipendenti dovrebbe anche menzionare le linee guida sul codice di abbigliamento dei dipendenti. Solo perché gestisci un servizio di pulizia non significa che i tuoi dipendenti abbiano il diritto di entrare nel lavoro indossando tutto ciò che desiderano. Ci dovrebbe essere un codice di abbigliamento particolare che devono rispettare in ogni momento quando sono impegnati nel lavoro. Alcune compagnie di pulizie hanno divise specifiche per i loro bidelli e cameriere. Le divise non sono obbligatorie, ma aggiungono sicuramente un tocco di professionalità ai tuoi outfit da dipendente.

Inoltre, le divise con il logo della tua azienda potrebbero essere un modo intelligente per commercializzare il tuo servizio a persone che notano i tuoi dipendenti durante l'orario di lavoro. Nel caso in cui non si desideri spendere soldi extra per la personalizzazione delle divise aziendali, è possibile richiedere ai propri dipendenti di indossare abiti decenti e casual che facilitino la presentazione professionale dei lavoratori davanti ai clienti e alle masse in generale. Non essere troppo rigoroso con il codice di abbigliamento.

Dai ai tuoi dipendenti la libertà di vestire in base alle loro preferenze ed esigenze. Fintanto che non saranno vestiti con abiti da festa odiosi, saranno bravi a recarsi sul posto di lavoro.